1. Who we are
Vitanoord BV is the data controller for personal data collected through this website (vitanoord.com). We are registered in the Netherlands under KVK number 42017399 and are part of Vitanoord Holding BV. Our address is Keizersgracht 520H, 1017 EK Amsterdam, The Netherlands.
Contact for privacy matters: info@vitanoord.com
2. What personal data we collect
We may collect the following categories of personal data depending on how you interact with us:
- Contact data: name, company name, job title, email address, phone number, postal address
- Communication data: content of emails or messages you send us
- Business data (B2B): KVK number, VAT number, purchase history, order information
- Usage data: IP address, browser type, pages visited, time spent on site (via cookies — see Section 7)
We do not collect sensitive personal data (such as health or financial data) through this website.
3. Why we collect your data and the legal basis
We process personal data for the following purposes:
- To respond to enquiries — legal basis: legitimate interest / pre-contractual steps
- To fulfil orders and agreements — legal basis: performance of a contract
- To maintain business relationships — legal basis: legitimate interest
- To comply with legal obligations (e.g. tax records) — legal basis: legal obligation
- To improve our website (analytics) — legal basis: consent (via cookie banner)
We will never sell your personal data to third parties or use it for purposes incompatible with those listed above.
4. How long we keep your data
We retain personal data only as long as necessary for the purposes for which it was collected:
- Customer and order records: 7 years (Dutch tax law requirement)
- Contact enquiries: up to 2 years after the last interaction
- Analytics data: up to 26 months (if consent is given)
5. Who we share your data with
We may share your data with trusted third parties strictly necessary for our operations, including:
- Our email and IT service providers
- Logistics and shipping partners (for order fulfilment)
- Accounting and legal advisors (under strict confidentiality)
All third parties we work with are required to handle your data in compliance with GDPR. We do not transfer personal data outside the European Economic Area (EEA) without appropriate safeguards in place.
6. Your rights under GDPR
As a data subject, you have the following rights regarding your personal data:
To exercise any of these rights, contact us at info@vitanoord.com. We will respond within 30 days. You also have the right to lodge a complaint with the Dutch Data Protection Authority (Autoriteit Persoonsgegevens) at autoriteitpersoonsgegevens.nl.
7. Cookies
This website uses cookies. Cookies are small text files placed on your device when you visit a website. We use the following types:
- Essential cookies: necessary for the website to function. These cannot be disabled.
- Analytics cookies: help us understand how visitors use the site (e.g. Google Analytics). These are only placed with your consent.
When you first visit this website, you will be shown a cookie consent banner. You can change your preferences at any time using the "Cookie Settings" link in the footer.
If you choose to accept analytics cookies, your data may be processed by Google LLC. Google is certified under the EU-US Data Privacy Framework. For more information, see Google's Privacy Policy.
8. Security
We take appropriate technical and organisational measures to protect your personal data against unauthorised access, loss, or misuse. Our website is served over HTTPS. Access to personal data within our organisation is limited to those who need it.
9. Changes to this policy
We may update this Privacy Policy from time to time. The most current version will always be published on this page. We encourage you to review it periodically.
10. Contact
For any questions or requests relating to your personal data or this Privacy Policy, please contact us at info@vitanoord.com or write to us at Keizersgracht 520H, 1017 EK Amsterdam, The Netherlands.
1. Wie wij zijn
Vitanoord BV is de verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die via deze website (vitanoord.com) worden verzameld. Wij zijn geregistreerd in Nederland onder KVK-nummer 42017399 en maken deel uit van Vitanoord Holding BV. Ons adres is Keizersgracht 520H, 1017 EK Amsterdam, Nederland.
Contact voor privacyzaken: info@vitanoord.com
2. Welke persoonsgegevens wij verzamelen
Wij kunnen de volgende categorieën persoonsgegevens verzamelen, afhankelijk van hoe u met ons in contact komt:
- Contactgegevens: naam, bedrijfsnaam, functietitel, e-mailadres, telefoonnummer, postadres
- Communicatiegegevens: inhoud van e-mails of berichten die u ons stuurt
- Zakelijke gegevens (B2B): KVK-nummer, btw-nummer, aankoophistorie, bestelinformatie
- Gebruiksgegevens: IP-adres, browsertype, bezochte pagina's, tijd op de site (via cookies — zie artikel 7)
Wij verzamelen geen gevoelige persoonsgegevens (zoals gezondheids- of financiële gegevens) via deze website.
3. Waarom wij uw gegevens verzamelen en de rechtsgrondslag
Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- Het beantwoorden van vragen — rechtsgrondslag: gerechtvaardigd belang / precontractuele stappen
- Het uitvoeren van bestellingen en overeenkomsten — rechtsgrondslag: uitvoering van een overeenkomst
- Het onderhouden van zakelijke relaties — rechtsgrondslag: gerechtvaardigd belang
- Het voldoen aan wettelijke verplichtingen (bijv. belastingadministratie) — rechtsgrondslag: wettelijke verplichting
- Het verbeteren van onze website (analytics) — rechtsgrondslag: toestemming (via cookiebanner)
Wij verkopen uw persoonsgegevens nooit aan derden en gebruiken deze niet voor doeleinden die onverenigbaar zijn met de bovengenoemde doeleinden.
4. Hoe lang wij uw gegevens bewaren
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld:
- Klant- en ordergegevens: 7 jaar (wettelijke bewaartermijn belastingrecht)
- Contactverzoeken: tot 2 jaar na het laatste contact
- Analysegegevens: tot 26 maanden (indien toestemming is gegeven)
5. Met wie wij uw gegevens delen
Wij kunnen uw gegevens delen met vertrouwde derden die strikt noodzakelijk zijn voor onze bedrijfsvoering, waaronder:
- Onze e-mail- en IT-dienstverleners
- Logistieke partners en vervoerders (voor orderverwerking)
- Accountants en juridische adviseurs (onder strikte vertrouwelijkheid)
Alle derden waarmee wij samenwerken, zijn verplicht uw gegevens te verwerken in overeenstemming met de AVG. Wij dragen geen persoonsgegevens over buiten de Europese Economische Ruimte (EER) zonder passende waarborgen.
6. Uw rechten onder de AVG
Als betrokkene heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:
Om een van deze rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via info@vitanoord.com. Wij reageren binnen 30 dagen. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
7. Cookies
Deze website maakt gebruik van cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw apparaat worden geplaatst wanneer u een website bezoekt. Wij gebruiken de volgende soorten:
- Essentiële cookies: noodzakelijk voor het functioneren van de website. Deze kunnen niet worden uitgeschakeld.
- Analytische cookies: helpen ons te begrijpen hoe bezoekers de site gebruiken (bijv. Google Analytics). Deze worden alleen geplaatst met uw toestemming.
Wanneer u deze website voor het eerst bezoekt, wordt u een cookiebanner getoond. U kunt uw voorkeuren op elk moment wijzigen via de link "Cookie-instellingen" in de voettekst.
Als u analytische cookies accepteert, kunnen uw gegevens worden verwerkt door Google LLC. Google is gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework. Zie voor meer informatie het privacybeleid van Google.
8. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies of misbruik. Onze website wordt via HTTPS aangeboden. Toegang tot persoonsgegevens binnen onze organisatie is beperkt tot degenen die dit nodig hebben.
9. Wijzigingen in dit beleid
Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. De meest actuele versie wordt altijd op deze pagina gepubliceerd. Wij raden u aan dit regelmatig te controleren.
10. Contact
Voor vragen of verzoeken met betrekking tot uw persoonsgegevens of dit privacybeleid kunt u contact met ons opnemen via info@vitanoord.com of schrijven naar Keizersgracht 520H, 1017 EK Amsterdam, Nederland.